Chúng ta đang sống trong thời đại của mập mờ.
Chữ A trong thuật ngữ VUCA là mập mờ.
Chữ A trong thuật ngữ mới hơn TUNA vẫn là chữ ấy: Ambiguity là mập mờ.
Một công ty khởi nghiệp trong thời đại TUNA thì lại càng mập mờ. Covid đặt nhiều thứ vào tình trạng “chả biết thế nào mà lần”. Mù mờ như xe đi trong màn sương trên Mã Pì Lèng mùa đông.
Trong lớp học NeoManager, nhiều học viên là các nhà quản lí không khỏi ngạc nhiên trước trải nghiệm tri thức tuyệt vời mà hoạt động reflection (phản tỉnh) mang lại. Có vài vị hỏi có bí kíp nào đặc biệt gì không, căn cứ nào để “bịa” ra hoạt động học tập tuyệt vời này. Chìa khóa ở đây chính là đường lối học tập trải nghiệm dựa trên sự phản tỉnh có chủ đích (reflective learning).
Có thể nói gần đúng đây là cách học của Phật, của Khổng Tử, của Lão Tử. Bằng cách quan sát thân/tâm/sự việc/vạn vật và tự rút ra bài học, rồi lại đối chiếu, chỉnh sửa và tiếp tục cải thiện sự hiểu biết thông qua thực hành để đạt được sự sáng suốt (wisdom) qua thời gian. Truyền thống học tập dựa trên kinh nghiệm và chiêm nghiệm này tiếp tục được truyền dạy cho đến ngày nay. Như trong các sách do Inamori Kazuo viết đã nhấn mạnh một “nguyên lí” để tu thân: phản tỉnh mỗi ngày. Tính ra, truyền thống này đã hơn 2500 năm rồi.
Covid19 buộc nhiều phải người làm việc ở nhà. Ngồi ở nhà, làm việc công ty; nhưng do ở nhà, nên thường phải làm việc nhà nữa. Vậy là cuộc sống-công việc hòa làm một. Ở công ty, yếu tố sao nhãng có thể là cậu đồng nghiệp hay buôn dưa lê và phàn nàn; ở nhà yếu tố sao nhãng có thể là đứa con nằng nặc đòi bố chơi cùng. Cám dỗ ở công ty là bị lôi vào một cuộc họp sôi nổi nhưng không ra kết quả gì, cám dỗ ở nhà có thể là chiếc sofa tuyệt đẹp ngả lưng xuống xem youtube đánh bay mất 1 tiếng đồng hồ quý báu. Những trở ngại cho công việc lúc nào cũng tồn tại, chỉ khác nhau hình thức thôi.
Làm việc ở nhà đòi hỏi mỗi người thành nhà lãnh đạo (bản thân, và gia đình), người tổ chức (công việc, không gian, tài nguyên làm việc) thay vì là một người làm việc được giao thuần túy. Đó là một cơ hội tuyệt vời để phát triển bản thân.
Thách thức lớn nhất của làm việc ở nhà thật hiệu quả chính là việc phải sắp xếp thật phù hợp lịch làm việc và sinh hoạt trong một không gian bó hẹp. Khi nào làm việc gì với ai. Thách thức lớn không kém là khả năng tự chủ để đưa mình vào kỉ luật làm việc trong khi đảm bảo sức khỏe và yêu cầu sinh hoạt gia đình.
Dịch giã mang đến nguy cơ thiếu hụt tương tác xã hội. Làm việc cùng nhau thông qua sự trợ giúp của công nghệ giao tiếp, công nghệ cộng tác thật may mắn lại trao cho mỗi người một cơ hội để vượt qua thách thức này. Nhờ nó chúng ta có kết nối với bên ngoài. Không còn được chạm tay, ôm ấp, nhưng vẫn có thể nghe thấy tiếng của nhau, có thể nhìn thấy mặt nhau, vẫn cùng nhau kiến tạo sản phẩm và giá trị. Chính nhờ vẫn còn làm việc, mà ta còn thấy mình có thêm giá trị, và thấy mình vẫn sống đầy đủ chứ không chỉ ngồi buồn bã chờ dịch qua.
Người làm việc ở nhà vẫn có thể tổ chức sinh nhật tập thể, liên hoan trà đá cùng nhau, tập thể dục giữa giờ cùng nhau, nói chuyện cùng nhau. Nhiều gia đình xuyên quốc gia đã thành thục việc này từ hai chục năm nay rồi. Nhưng cũng cần khéo léo quản lí việc giao tiếp trực tuyến để có không gian riêng tư vì làm việc với các nền tảng xã hội liên tục có thể bị nghiện và mất cảm giác về thời gian. Không ngừng chat về công việc lúc nửa đêm với đồng nghiệp đang bận cho con ngủ hoặc đang cần thư giãn có thể là do thái độ tích cực với công việc, nhưng cũng có thể là do đã bị nghiện giao tiếp xã hội hoặc mất khả năng quản lí thời gian. Điều đó có thể gây hại về sức khoẻ cho bản thân và người khác.
Làm việc ở nhà vẫn có thể hiệu quả vượt trội. Thế giới freelancer và cộng đồng phát triển phần mềm nguồn mở đã thành thục việc này mấy chục năm nay rồi. Đời sống và công việc phân tán vẫn có thể rất tuyệt vời. Nó phụ thuộc vào cách ứng xử của mọi người với thực tại mới ít đi lại, ít tiếp xúc. Nó khả thi, và là chuyện rất cá nhân.
PS: Agilearn và Học viện Agile vừa kết hợp cho ra một khoá học trực tuyến hỗ trợ người làm việc và quản lí từ xa, có thể rất hữu ích với những người lần đầu thực hành làm việc ở nhà. Xem ở đây.
Nguyên lí là một từ được dùng rộng rãi, có lẽ do nhiều người thấy nó quan trọng. Nhẽ ra nguyên lí phải có tính khách quan (tức là cái gốc, không thể bỏ được), nhưng hầu hết các thứ được gọi là nguyên lí lại có tính tương đối, không đầy đủ và có tính bối cảnh. Vì thế có thể gọi chúng là hệ “tiên đề” hay các “giả định” của ai đó. Khi đã gọi nguyên lí theo nghĩa giả định (assumptions) thì tức là niềm tin cơ bản, miễn phán xét đúng sai. Ta sẽ làm theo nó, chấp nhận nó, và tự nguyện để nó điều khiển mình. Và do đó, nó rất quan trọng và có tầm ảnh hưởng lớn tới cuộc sống của ta. Số lượng nguyên tắc thường không nhiều. Nhưng nó “cứng”, vượt thời gian. Cho nên, nếu có một danh sách nguyên lí đủ tốt, nó giúp ta làm việc linh hoạt trong bối cảnh. Nó giúp ta “lấy cái bất biến để ứng phó với cái biến động đa dạng”.
Nhiều người thông thái đã cất công đúc rút và kiểm nghiệm ra các bộ nguyên lí của riêng mình. Một số được đẽo gọt và kiểm chứng qua thời gian với nhiều bối cảnh đa dạng, một số thì không. Một số được viết ra, một số chỉ được truyền miệng.
Ví dụ, đời làm việc năng động của Inamori Kazuo giúp ông đưa ra được một “triết lí” ngắn gọn và hữu hiệu để làm nền tảng cho một lối sống tích cực (Xem bản tóm tắt ở đây) . Nó được viết ra, lưu truyền rộng rãi và có cơ hội tốt để kiểm chứng tính hữu hiệu. Thử xem những gợi ý của ông để có một cuộc đời viên mãn và làm việc cho tốt:
Nhìn quanh, tôi nhận ra phần lớn người đọc bộ “nguyên lí” này thấy nó gần gũi và dễ đồng tình. Nhưng cũng có vài người có thể không đồng ý với một trong các điểm kể trên. Họ có thể thấy phần còn lại hữu dụng thì có thể bỏ đi vài chỗ, hoặc sửa đi cho vừa với lối nghĩ của bản thân. Nếu ai đó bỏ gần hết thì tức là hệ tư duy của người đó rất khác so với Inamori. Lúc đó, họ sẽ đi tìm những bộ “bí kíp” khác.
Nhìn rộng ra, bộ nguyên lí trên đây có thể coi là một tập hợp các giả định để gây dựng nên một tập hợp người có nền tảng nguyên tắc giống nhau về lối nghĩ lối sống. Nó tạo ra một cộng đồng văn hóa chung niềm tin, chung hệ giá trị, chung quy ước. Sẽ rất có ích khi một cộng đồng được gắn kết xoay quanh những yếu tố văn hóa chia sẻ như thế này.
Trên đường học hỏi của mình, ta sẽ bắt gặp nhiều “guru”, những “cao thủ”, những “danh nhân”, với nhiều bộ “nguyên lí khác”. Họ sẽ có những lời khuyên, trong số đó là các “nguyên lí”. Câu hỏi được đặt ra là có nên theo hay không, theo cái gì và không theo cái gì? Từ quan điểm hành dụng (pragmatic), chúng ta xem xét nó có hữu ích không bằng cách đặt câu hỏi: nếu tin và làm theo thì thế nào? Giả sử nếu tuân thủ nguyên tắc “sống với trái tim thuần khiết và nồng ấm” thì thế nào? Cuộc sống ta có tốt đẹp lên không, thế giới quanh ta có tốt đẹp lên không? Nếu tuân thủ “phục vụ những điều tốt đẹp hơn với tâm thức vị tha”, thì thế nào? Nó có mang lại cuộc sống hạnh phúc viên mãn không? Cân nhắc xong, ta có thể có một danh sách “nguyên lí” của riêng mình. Thời gian tiếp theo là dành cho chứng nghiệm. Bạn sẽ phải sống với những nguyên lí này, và quan sát tác dụng của chúng.
Tôi cũng thử phác thảo về bộ nguyên lí tối giản của mình “Để làm việc cho tốt”, nó sẽ hao hao như thế này:
Nguyên tắc của bạn để làm việc cho tốt gồm những gì?
Covid19 đến đã quá nửa năm, nhưng cũng mới chỉ bắt đầu. Nó sẽ còn diễn biến gay cấn trong vài tháng một năm nữa. Nhưng tình hình kinh tế xã hội sẽ còn gay cấn thêm vài năm sau đó. Một cuộc khủng hoảng tầm cỡ này là chưa từng trải qua và không thể không có tác động trên diện cực rộng trong một khoảng thời gian tương đối dài, từ vài năm đến cả thập kỉ.
Với Covid19, thế giới bước vào thời kì Biến động cực độ (Turbulent), Bất định (Uncertain), Mới chưa từng thấy (Novel), và Mơ hồ (Ambiguous). Trong đó tính chất nhiễu động, bất ổn, lên xuống gập ghềnh theo ngày theo tuần là dễ dàng cảm nhận. Sáng thế này, chiều đã khác. Điều đó tạo ra hiệu ứng rất lớn tới tâm lí của con người cũng như là thách thức đối với bất kể tổ chức nào. Sau biến cố 11-9 ở Mĩ, người ta nhắc nhiều đến VUCA. Nhưng nay thì TUNA sẽ gọi đúng tên tình hình hơn, bởi tính chất nhiễu động ở diện cực rộng và mức độ rất cao.
Chúng ta phải chấp nhận một tiên đề là không còn được sống theo lối chắc ăn, kiểm soát mọi việc. Trong bối cảnh này, chúng ta phải chấp nhận rủi ro, vừa đi vừa dò đường (empiricsim), làm nhanh học nhanh và thích ứng nhanh (be agile), sẵn sàng tích cốc phòng cơ, tăng cường tư duy “xây đập” và gia cố đập để dự trữ, trong khi xây dựng một năng lực bền bỉ (resilience) để đương đầu với khó khăn, trong khi nuôi dưỡng tư duy phát triển (growth mindset) với lối nghĩ kiến tạo (hành động ở thể chủ động tích cực – proactive) để không ngừng tiến về một tương lai rất mù mờ nhưng lúc nào cũng đầy triển vọng. Điều đặc biệt là không quên học hỏi thật nhanh chóng và mạnh mẽ. Không thể lề mề trong bối cảnh TUNA này.
Khủng hoảng tạo ra khó khăn, hàng trăm triệu người mất việc, doanh nghiệp mất đi phần nào khách hàng truyền thống. Nhưng nó cũng tạo ra cơ hội cho đổi mới, tạo ra cơ hội làm ăn mới.
Từ một thập kỉ trước, người ta đã thu ngắn thời gian hoạch định chiến lược xuống còn 3 năm vì không ai có thể đoán biết được chuyện gì sẽ diễn ra sau 3 năm. Còn trong bối cảnh Covid19 này thì một số học giả bắt đầu tư duy chiến lượng trong khuôn khổ 18 tháng là dài. Tính linh hoạt và thích ứng sẽ trở thành thống soái.
Chúng ta buộc phải nhìn lại một cách nghiêm khắc hơn với bản thân mình, xem xét lại thực tại, truy vấn các giả định và buộc phải có hành động tích cực thay đổi để tồn tại và chuyển mình.
Hơn lúc nào, ta phải nghĩ khác, làm nhanh hơn và thông minh hơn. Đưa nó thành cốt lõi của lối sống mới ở thực tại mới.
Sự học hỏi đỉnh cao không thể gồm toàn sự thoải mái hạnh phúc. Ta sẽ phải học những khái niệm khó hiểu, phải luyện những kĩ năng tay chân đòi hỏi sự căng cơ đau nhức mướt mồ hôi. Ta sẽ phải đối mặt với chuyện ngán đến tận cổ không muốn tập thêm.
Cái gọi là ra ngoài “vùng thoải mái” (comfort zone) chính là như thế. Không ra khỏi vùng thoải mái, thì không thể lên đẳng cấp mới được.
Trông người nghệ sĩ lúc luyện thanh hoặc tập đàn, rất vất vả và trần trụi. Khác xa lúc biểu diễn dưới ánh đèn sân khấu. Những đứa trẻ tập múa phải oằn lưng xoạc với giãn cơ, xương kêu răng rắc, chứ không thướt tha uyển chuyên như trên phim.
Các vận động viên thể thao cũng vậy. Những nhà khoa học, hay nhà quản lí cũng thế thôi. Không có ngoại lệ.
Đó là quy luật nghiệt ngã của luyện tập có chủ đích. Để vươn lên đến sự tinh thông, ta cần phải được đặt dưới một kỉ luật rèn luyện thực sự gian nan. Điều đó đòi hỏi chúng ta cần có quyết tâm lớn trong thời gian đủ dài. Trong chặng đường đó, chúng ta thường cần người đồng hành, có thể là một “bà mẹ Việt Nam anh hùng”, có thể là một ông thầy tâm huyết, có thể là đám bạn cùng tiến, và cần cả một môi trường cho việc luyện tập nữa.
Đặt ra một mục tiêu tốt, ta quan tâm tới ý nghĩa lớn lao và sự khao khát. Nhưng có thể phải rất lâu mới đạt được mục tiêu như vậy. Nhìn vào những mục tiêu xa, lòng người có thể phấn chấn, nhưng tay chân thì không nhúc nhích để hành động. Chúng ta trì hoãn, vì lợi ích thì còn lâu mới thấy, trong khi khó khăn thì đã sờ sờ.
Cho nên mục tiêu tốt cần phải được phân rã thành những đại lượng đo được trong thời gian ngắn, ví dụ: một tuần, rồi từ đó phân rã tiếp ra từng hành động để làm từng tí từng tí. Tập trung vào quy trình, trình tự được vẽ ra mà không quan tâm tới đích đến, chúng ta sẽ bớt trì hoãn hơn. Và sẽ tốt hơn nếu cứ xong mỗi việc nhỏ ta được hưởng một chút thành quả tự thưởng, hoặc được thưởng sớm cho chính việc bắt đầu sớm.
OKR đòi hỏi chúng ta phải đạt được cả hai yếu tố: Phát biểu tường minh một mục tiêu giàu ý nghĩa có khả năng thôi thúc; và những đại lượng đo được có khả năng phá vỡ sự trì hoãn hằng ngày. Nó là công cụ giúp người ta đo được điều quan trọng. Measure what matters.
Hơn nữa, nó đòi hỏi chúng ta phải ưu tiên hành động hướng kết quả (key results) tại mọi thời điểm. Đằng sau, đó chính là triết lí quản trị hướng tới sự hiệu quả được cha đẻ quản trị theo mục tiêu (MBO), giáo sư Peter Drucker, nhắc đi nhắc lại đến mỏi mồm.
Cho nên, lúc hoạch định, thì hết sức cân nhắc O. Nhưng lúc thực thi, KR và Hành động là mấu chốt cho hiệu quả.
Chương trình NeoManager có mấy giả định rất cơ bản:
Thực tế đây là những quan điểm nền tảng định vị cách làm của toàn bộ chương trình.
Làm thế nào để chuyển hóa? Gợi ý của NeoManager là thực hành năm hoạt động học cơ bản đều đặn (gọi vui là ngũ “hành”):
Tất cả những nền tảng học tập số hóa, nội dung học tập số hoặc analog, kế hoạch học tập, tiêu chuẩn năng lực, bài tập, thách đố, giảng viên, người trợ giúp… đều là sự chuẩn bị cho một “đường băng”, còn người học thì tự cất cánh. Bạn có thể làm được, nó là chuyện rất cá nhân.
Cách thứ nhất là dựa vào những gì hiện có, cộng thêm một chút tăng trưởng. Đã làm được 100 thì tăng thêm 30% thành 130, hoặc gấp đôi thành 200. Trong phần lớn trường hợp, chúng ta có thể cam kết với mục tiêu mới do có thể dự báo dựa trên kết quả của quá khứ.
Với tôi, một trong những tin tốt lành là tôi đã tập được cách yêu thích công việc quét nhà, rửa bát. Dịp giãn cách xã hội vừa qua tôi đã có dịp chứng nghiệm rằng việc nhà cũng rất thú vị. Khi làm việc nhà trong tâm lí thoải mái và suy nghĩ tích cực, ta cảm thấy mình có ích, thư giãn, và phần nào đó là vui vẻ, cả tay chân lẫn đầu óc. Tôi vẫn có thể tiếp tục làm việc nhà thật thích thú. Trộm nghĩ, tôi có thể làm việc nhà từ sáng tới tối: quét quáy, cơm nước, rửa ráy, sửa chỗ nọ sắp xếp chỗ kia. Nhưng có lẽ tôi sẽ làm cả ngày mà không hết việc nhà. Ngày này qua ngày khác vẫn không hết việc. Nhưng nếu cứ làm thế cả ngày, cả nhà tôi chắc sẽ chết đói. Vì việc nhà không mang cơm về cho gia đình được.
Ở công ty cũng thế. Ta cũng sẽ có những việc giống hệt “việc nhà” kiểu như vậy. Rất nhiều. Ở nhà thì gọi là “việc không tên”, còn ở công ty thì ta sẽ chia nhỏ công việc ra, đặt cho nó cái tên và cắt cử người làm từng công đoạn, từng việc một; và ta gọi đó là sự “chuyên nghiệp”. Nếu cứ tập trung hết vào việc không tên, có khi cả tháng “không hết việc”. Hết cái này lại sinh ra cái khác.
Quản lí thời gian có chỗ quan trọng chính là chỗ này: không phải là giờ nào làm việc gì trông có vẻ thật bận rộn, mà là sử dụng thời gian sao cho bằng ấy thời gian, ta có thể tạo ra nhiều “giá trị” (hay kết quả, hay “lợi nhuận”, hay “cơm”) nhất. Nhiều khi chúng ta cứ dùng toàn bộ tri thức và thông thái để giải quyết những vấn đề mà khi làm xong thì cũng không khác gì trước xét trên phương diện mục tiêu quan trọng.
Như thế là lãng phí. Lãng phí thời gian, lãng phí cơ hội, lãng phí trí tuệ, và lãng phí cả nguồn lực của tổ chức.
Có cả tá công cụ để chúng ta quản lí thời gian cho hiệu quả: Pomodoro, Kanban, Todo list, ma trận Eisenhower, luật Pareto … (chúng cũng không khó nắm bắt lắm, có thể gói gọn trong một cuốn sách như “Được việc“, hoặc một khóa học tập trung 1 ngày “Đột phá năng suất cá nhân“), nhưng điều quan trọng trước hết là ta phải biết việc nào là quan trọng, việc nào tạo ra kết quả, mà dồn sức vào đó.
