Khóa đào tạo Scrum (một hình thức quản lí dự án và phát triển sản phẩm kiểu mới) đón nhận nhiều đối tượng tham gia, từ vài cậu lập trình viên trẻ, mấy cô kiểm thử viên xinh đẹp (tester), ba anh quản lí dự án, đôi ông giám đốc công nghệ nhiều năm trong nghề cho tới vài vị giám đốc điều hành (CEO). Giảng viên (Trainer) chỉ có mỗi một khung đề cương chương trình tiêu chuẩn theo Scrum Alliance, làm sao để mọi người cùng học với nhau mà vẫn hài lòng đây?
Bấy lâu nay, ông giáo vẫn trung thành với ý tưởng “người học phải tự học lấy cái mình cần”, agenda chỉ là kịch bản gợi ý. Ông không định dạy mọi người bằng cách đọc lại cái tài liệu Powerpoint được ông soạn rất đẹp dài tới 140 trang.
Bắt đầu giờ học, ông để mọi người làm quen với nhau bằng cách giới thiệu tên của từng người cùng với môn thể thao ưa thích của họ. Trước khi giới thiệu tên mình, mọi người đều phải nhắc lại tên và làm lại hành động tượng trưng cho môn thể thao của những người khác, tính từ người đầu tiên. Sau 10 phút lặp đi lặp lại một cách khá ngớ ngẩn nhưng đầy tiếng cười, tất cả đều nhớ được tên của nhau và môn thể thao ưa thích của từng người.
Ngay sau đó mọi người được phân thành các nhóm theo tiêu chí đa dạng và được phép an tọa.
Ông giáo yêu cầu mọi người ghi ra miếng giấy dán những lí do và trăn trở, các vấn đề gặp phải trong khi hành nghề khiến cho họ phải đăng kí khóa học. Trong vòng 5 phút, giấy xanh giấy đỏ được dán kín bàn. Sau 5 phút ấy, mỗi người phân bua về những miếng giấy của mình. Các thành viên khác lắng nghe, đôi khi hỏi lại để hiểu kĩ hơn vấn đề.
Ngay sau đó, ông giáo cho mọi người xem một hình ảnh đầu tiên có trong slide, một chút bình luận và dẫn mọi người đến vấn đề cần thảo luận: “Người quản lí dự án thì phải làm những gì để đảm bảo dự án thành công?”. Các nhóm có 20 phút thảo luận, ghi ra giấy tất cả các nhiệm vụ của một quản lí dự án, giải thích kĩ lí do cho cả nhóm vì sao phải là như vậy. Ngay sau đó, các thành viên của mỗi nhóm được tản ra, đến các nhóm khác và phản biện lại các ý kiến khác với nhóm của mình. Người của nhóm thì ngồi đó và bảo vệ ý kiến. Đôi khi có ai đó trở lại để điều chỉnh lại kết quả thảo luận của nhóm của mình dựa trên những gì mới học được ở nhóm khác. Không khí lớp học cực kì sôi động và … ồn ào. Kết thúc 10 phút nữa, các nhóm ngồi lại và chia sẻ về những gì khác biệt. Đôi khi có thể điều chỉnh thêm một chút kết quả của nhóm mình, dựa trên những trao đổi “thêm”. Thỉnh thoảng, ông giáo phải xông vào để thảo luận không đi đến cãi nhau quá đà; đôi lúc ông cũng hỏi đế vào thêm để mọi người đào sâu thêm vấn đề gì đó. Kết thúc 1 giờ làm việc đầu tiên, mỗi nhóm có một danh sách các trách nhiệm của một quản lí dự án. Phù, nghỉ giải lao tí chút!
Trở lại làm việc, ông giáo yêu cầu mọi người phân loại các trách nhiệm đó dựa trên các vai trò của một Đội Scrum (gồm Đội sản xuất, Product Owner và ScrumMaster). Các nhóm tự rút ra về khả năng tự quản lí của Đội Scrum mà không cần một Project Manager nữa. Sự khác biệt ý kiến hầu như không đáng kể. Cả nhà đều ngạc nhiên, nhưng đều phấn khích.
Giờ tiếp theo, ông giáo bày ra một vở kịch ngắn có tên ScrumFromHell để mọi người được trải nghiệm một phiên họp Scrum hằng ngày (Daily Scrum) rất kém chất lượng. Cả nhóm rút ra kết luận về những điều nên và không nên khi thực hành kĩ thuật này.
Tiếp đó, ông lại bày cho cả lớp trò chơi Ball Point Game với những quả banh nỉ để thực hành khái niệm timebox, tầm quan trọng của lập kế hoạch và cải tiến liên tục (retrospective\kaizen).
Chơi mà học – Học như chơi
Trước khi kết thúc buổi sáng, ông giáo không quên yêu cầu cả lớp kiểm tra lại họ đang đi đến đâu trên tiến trình giải đáp các trăn trở, đáp ứng các nguyện vọng mà mỗi người đã viết ra lúc đầu giờ sáng.
Sau cả buổi sáng bận rộn chân tay đầu óc, cả nhóm được chuyển sang trạng thái nghỉ ngơi vào giờ ăn trưa. Dù vậy, các câu chuyện vẫn tiếp tục rôm rả trong không khí thân ái và vui vẻ.
Buổi chiều tiếp tục diễn ra theo cách tương tự. Cả lớp “xử” dần các khái niệm và kĩ thuật cốt lõi.
Trước khi kết thúc ngày học tập thứ nhất, ông giáo tổ chức cho cả nhóm thực hiện một phiên họp retrospective ( áp dụng luôn Scrum) để kiểm tra những điều học được trong ngày thứ nhất, đề xuất các ý tưởng để việc học tập vui vẻ hơn, hiệu quả hơn cho ngày hôm sau.
Cả nhà đã mệt nhoài, nhưng đều hết sức vui vẻ.
Ngày thứ hai, rồi ngày thứ ba, lớp học cứ thế diễn ra; các nhóm làm việc không biết mệt mỏi. Lúc này mọi người không chỉ dễ dàng “kết liễu” những điều khúc mắc, họ còn học được vô khối điều mới mẻ không dự tính từ trước. Những điều đó được thể hiện kĩ trong các miếng dán trên “vòng tròn suy tưởng” cuối giờ. Ngay khi kết thúc khóa học, mỗi người đã có một việc để làm với kiến thức học được, đồng thời người “bạn kết nghĩa” sẽ đảm bảo việc ấy được diễn ra suôn sẻ bằng kênh giao tiếp mà họ cam kết với nhau.
Mọi người ra về với lòng phấn khởi cùng những hiểu biết mới, kĩ năng mới, trải nghiệm mới, bạn mới, nhiều dự định mới, và đặc biệt là những hành động mới cho việc cải thiện cách thức làm việc ngay trong tuần sau.
Retrospective
PS. Phần trên đây, tôi tóm lược cách thức vận hành một lớp học theo lối học-qua-trải-nghiệm. Ở lớp học này, người học tự học lấy cái cần học thông qua sự điều phối của giảng viên cũng như các bài tập được thiết kế chu đáo. Đó là lớp học có rất ít sự giảng giải, hoàn toàn không có chuyện ngáp ngủ, và phần lớn mọi người hài lòng về cái họ học được. Đây là một khóa đào tạo cấp tập, tuy thời gian rất ngắn (ngắn thì 48 giờ, dài thì 72 giờ), nhưng toàn bộ nội dung của một phương pháp quản lí dự án hiệu quả (có tên Scrum) được mọi người lĩnh hội hết sức sâu sắc và vui vẻ. Hơn thế, tùy từng kinh nghiệm cá nhân, mỗi người học được theo cách riêng, theo mức độ rất khác nhau; trong khi thì chỉ có một cái Scrum ấy thôi. Ông giáo chỉ có một cái “chương trình” với cùng 140 trang tài liệu (dạng PPT), nhưng mỗi người lại “chạy” theo một chương trình chẳng ai giống ai. Mỗi người tự lên lịch cho mình, tự tham gia trao đổi hỏi đáp để trả lời lấy câu hỏi của mình, tự kiểm soát và đánh giá tiến trình của mình. Cá nhân hóa là đấy, chứ ở đâu.
