Ba mẹo tăng hiệu quả quản lí công việc với Kanban

Năng suất lao động luôn là mối quan tâm hàng đầu của tất cả mọi người, nhưng hầu như là vấn đề mà mọi người đều lúng túng vì  luôn thiếu những cách tiếp cận dễ hiểu dễ làm. Thật may là có vài phương pháp rất tốt để bắt đầu. Từ đôi ba năm trở lại đây, tôi luôn bắt đầu một chương trình đào tạo nhân viên với nội dung về Personal Kanban và quản lí công việc hiệu quả. Đó là tiền đề quan trọng hàng đầu để bất kì ai, dù là sếp hay nhân viên, dù là lập trình viên hay bà nội trợ, có thể làm chủ được công việc của mình và gia tăng năng suất liên tục.

Personal Kanban được Jim Benson và Marry de Tonianne phát triển phát triển dựa trên các  nguyên lí quản trị tinh gọn (Lean Management) và quản trị trực quan.

Phương pháp quản lí công việc này đơn giản đến ngạc nhiên, chỉ gồm hai nguyên lí:

1. Trực quan hóa đầu việc;
2. Giới hạn khối lượng công việc đang làm (Limit Work-In-Progress).

Hai nguyên lí này, cùng với công cụ là một bảng Kanban cá nhân (được làm ra bằng giấy dán, hoặc một phần mềm chạy trên máy tính hay smartphone), giúp cho não bộ giảm tải do đỡ phải ghi nhớ nhiều, tập trung vào hoàn thành công việc,  giảm thiểu thời gian chết do phải chuyển đổi ngữ cảnh và đa nhiệm. Hệ quả gần như tức thì là có thể tăng nhanh năng suất lao động, giảm thiểu stress.

Tin vui là phương pháp này dù có tên là Personal Kanban, nhưng có thể áp dụng với một nhóm làm việc mà vẫn giữ nguyên công dụng.

Cách làm và sử dụng một Bảng công việc cá nhân rất đơn giản, chỉ bằng vài miếng giấy dán, hay những phần mềm ghi chú có sẵn trên PC, hoặc những công cụ số hóa chuyên nghiệp mạnh mẽ. Dưới đây là ba cách phổ biến.

Một: Tạo Personal Kanban với giấy dán

Mời bạn xem hai cái Personal Kanban của hai người sau đây:

Trên một cái bảng (hay chỗ nào dándính giấy được) bạn tạo ra ba cột có tên “Cần làm” (ToDo), “Đang làm” (Doing) và “Xong” (Done).

Khi có việc cần làm (việc tự nghĩ ra, việc được giao…), bạn viết vào tờ giấy dán và đặt vào ToDo trước, phân tích kĩ lưỡng nên làm ngay hay để làm sau. Việc này có bản chất là “lập kế hoạch”, sẽ giúp bạn có được trình tự và cách làm công việc có bài bản hơn. Nhiều người bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán. Đó không phải là chiến lược tốt. Nếu bạn có thể xếp độ ưu tiên theo giá trị (cái nào có giá trị và cấp bách hơn thì làm trước), thì ta có thể mất ít công sức hơn mà làm được nhiều giá trị hơn (sử dụng quy tắc Pareto, 80-20).

Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển thẻ ghi công việc tương ứng sang cột Doing. Có thể ghi ngày giờ bắt đầu làm lên giấy.  Giới hạn số lượng thẻ ở cột này (ví dụ 2,3). Đừng để nhiều, vì nó sẽ khiển bạn phải nhảy từ công việc nọ sang công việc kia (task-switching), là nguồn cơn của mất tập trung, lãng phí và stress. Con số 2 hay 3 tùy thuộc giới hạn khả năng (capacity) của từng người, chỉ bạn mới biết được. Khi bạn đặt con số 3 và thấy bắt đầu rối tung lên thì chắc là phải giới hạn con số đó xuống thấp hơn. Thực hiện trong một hai tuần rồi đánh giá lại con số đó. Qua một hai tuần ta sẽ có con số hợp lí. Nhưng khi khởi đầu, tôi gợi ý là nên để con số2.

Khi làm xong việc gì thì đặt nó sang cột Done, có thể ghi ngày giờ kết thúc lên giấy để đánh giá về sau.

Việc đặt một công việc sang cột Done chứ không vứt đi (cuối tuần thì kẹp lại, lưu trữ cho bảng sạch sẽ)  sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân. Đó là một trong những lợi ích của trực quan hóa (visualization).

Về tờ giấy dán, bạn có thể chọn nhiều màu, dùng nó tùy theo chủ ý. Ví dụ: các việc học tập để giấy xanh, các việc giấy tờ để giấy vàng, các việc liên quan đến khách hàng dùng giấy đỏ v.v. Tùy bạn. Nhưng hãy dùng có chủ ý. Việc này sẽ giúp cho bảng trực quan hơn, có sức sống hơn. Nhiều bạn gái còn cầu kì cắn dán hình trái tim cho mỗi một ghi chú công việc, rất thú vị!

Vào mỗi cuối tuần (hay cuối tháng – tùy bạn, tôi thì thích cuối tuần), bạn có thể ngồi lại một chút tự đánh giá lại mình đã làm được bao nhiêu việc, trong đó có bao nhiêu việc ưu tiên, bao nhiêu việc trễ hẹn, bao nhiêu việc đạt kết quả mĩ mãn. Rồi so sánh với tuần trước đó. Qua đó, bạn có thể đánh giá được cách thức làm việc của chính mình. Rồi đưa ra một vài ý tưởng để cải thiện cách làm việc của chính mình. Điều này sẽ giúp bạn liên tục cải tiến. Ngày một tốt hơn.

Hai: biến màn hình desktop thành Kanban

Bạn có thể vận dụng quy tắc trên để biến desktop thành kanban như hình dưới:

Chỉ cần một phần mềm giả lập giấy dán (sticky notes), dọn sạch desktop và làm vài cái cột là xong. Cách làm hoàn toàn tương tự như mô tả ở phần trên.

Ba: Lựa chọn công cụ “chuyên nghiệp”

Nếu bạn hay di chuyển, làm việc nhiều trên máy tính chứ không thích giấy dán thì có thể lựa chọn một công cụ số hóa ưa thích để làm Personal Kanban.  Có rất nhiều công cụ chạy trên nhiều nền tảng khác nhau, từ Android, iOS đến Windows hay Ubuntu. Công cụ loại này có thể kể đến: Trello, KanbanFlow, Pomodoro Daisuki, LeanKit, Kanbanery, JIRA, KanbanTool, PearlTrees, … Với những công cụ hỗ trợ đa nền tảng, (như Trello chảng hạn) bạn có thể tạo lập một bảng công việc lưu trữ “trên mây”, truy xuất ở mọi nơi, mọi lúc. Như hình dưới đây:

Việc tạo lập Personal Kanban trên các dịch vụ này khá dễ dàng. Hãy vào trang web của nhà cung cấp và đăng kí với vài thao tác đơn giản , bạn sẽ có ngay một kanban tiện dụng và đẹp mắt.

Personal Kanban là công cụ hết sức đơn giản nhưng hữu hiệu. Rất nhiều người thấy ngạc nhiên vì độ hiệu của công cụ đơn giản này. Bạn hãy thử và sẽ thấy ngay điều đó sau một tuần. Hãy thử xem!

Dương Trọng Tấn.

Giám đốc Học viện Agile.

Đọc thêm: Các bài viết khác về Kanban tại Đây.