Trong bài một tôi đã trình bày cách thức dùng giấy dán để quản lí công việc cá nhân. Ở bài hai, tôi đã lấy ví dụ về một công cụ quản lí trực tuyến hỗ trợ làm việc di động. Ở bài này tôi xin trình bày một ý tưởng đơn giản khác mà một số người thấy có vẻ “tiện hơn” để làm personal kanban. Các bước thực hiện khá đơn giản:
Một kanban trên desktop có thể sẽ trông như thế này:
Kanban trên Desktop
Ở đây tôi dùng phần mềm Stickies trên Windows để làm ví dụ.
Nếu bạn là coder, có thể bạn sẽ thích một cái desktop kiểu như vậy. Vì nó sạch sẽ, muốn ẩn đi rất dễ dàng. Hơn thế, nếu bạn dán trên desktop, tức là bạn không thể mang cái kanban theo (trừ khi công ty cho phép bạn remote control). Điều này giúp cho coder có thể “ngắt kết nối” với chuyện công việc sau khi rời khỏi nơi làm việc; tạm quên đi để nạp lại năng lượng cho ngày code tiếp theo.
Với kanban kiểu này, bạn vừa có được sự đơn giản, dễ dàng và trông analog như giấy dán; lại tiết kiệm và dễ làm, cho những người không thích giấy tờ, ghi ghi , chép chép.
Tới đây tôi xin dừng vệt bài về personal kanban theo hướng công cụ. Có thể tôi sẽ quay trở lại với các khía cạnh khác của chủ đề thú vị này.
Lời cuối, xin được nhắc lại cái ý quan trọng này trong Tuyên ngôn Agile:
“Cá nhân và tương tác hơn là quy trình và công cụ”. Personal kanban là công cụ, kể cả có lí thuyết Lean hỗ trợ thì độ nó cũng không quyết định được hiệu quả công việc hằng ngày của bạn. Nếu biết dùng một cách hữu hiệu, nó sẽ giúp ích; nếu không, nó chỉ làm phiền ta thêm thôi. Có người bảo càng ít công cụ càng dễ tự do. Cũng có ý đúng đấy 🙂
Bài trước tôi đã giới thiệu với các bạn cách tạo lập một personal kanban với đồ rất analog. Bài này tập trung giới thiệu các công cụ kanban trên các thiết bị số: PC, laptop, iPad, smartphone.
Có rất nhiều công cụ giúp bạn tạo được personal kanban, tôi sẽ liệt kê ra một số ở phần 3 của bài này. Để cho dễ dàng, tôi chọn công cụ Trello để tiện giới thiêu cách làm. Trello là một hệ thống mạnh mẽ, dễ sử dụng. Và đặc biệt là nó hỗ trợ nhiều nền tảng. Bạn có thể tạo một kanban trên Trello và bảo trì nó từ PC, laptop hoặc sử dụng iPad hay một smartphone chạy Android. Rất tiện cho những người làm việc phải di chuyển nhiều. Trello dùng rất tốt cho nhóm (nhỏ lớn đều OK) nhưng điều đó không ngăn cản ta có thể dùng cho mục đích cá nhân 😉
Ý đồ là tạo lập một bảng công việc lưu trữ “trên mây”, có thể truy xuất ở mọi nơi, mọi lúc. Như hình dưới đây:
Bài này có ba bần: giới thiệu cách tạo kanban trên Trello bằng hình, sử dụng trên thiết bị di động; và phần cuối liệt kê các công cụ tạo kanban số.
Theo dõi slideshow dưới đây:
Dễ như bỡn nhỉ 😉
Lên chợ (Apple Apps Store, hoặc Google Play Store) tải về ứng dụng Trello. Cài vào máy, đăng nhập như trên. Và dùng như trên web.
Trên iPad bạn sẽ có giao diện giống như trên web. Nếu bạn dùng iPhone hoặc smartphone chạy Android thì mỗi màn hình của Trello chỉ chứa một cột. Lướt sang bên cạnh để xem cột tiếp theo. Các thao tác kéo thả và chỉnh sửa thì không có gì khác biệt.
Ảnh chụp màn hình Galaxy Tab 7 Plus
Tôi chỉ lấy Trello làm ví dụ, bạn có thể lựa chọn rất nhiều tool để làm việc này. Quy tắc rất đơn giản: hỏi Mr. Google.
Xin kể ra đây vài cái mà mọi người hay nhắc tên: KanbanFlow, Pomodoro Daisuki, LeanKit, Kanbanery, JIRA, KanbanTool, PearlTrees, pharmaciepourhomme.fr…
Trên “chợ” ứng dụng cho smartphone cũng có rất nhiều. Dùng search engine và tìm kiếm với từ khóa kanban hoặc personal kanban sẽ có đủ “đồ chơi” cho bạn thử.
Bạn thử đi rồi xem cái nào vừa ý, vừa túi tiền thì dùng nhé. Tôi xin miễn bình luận về cái nào là tốt nhất.
Hãy để công nghệ nối dài cánh tay cho bạn, đừng bắt mình phải vác thêm một cánh tay nữa nhé 😉
Trở về từ buổi gặp mặt ScrumCoffee #1, đọc lại bài viết “Hãy tinh gọn trong công việc và cuộc sống” của chủ thớt FU Agile ở Hòa Lạc, Mr. Nguyễn Ngọc Anh, tôi chợt nhớ là phải viết cái gì đó đơn giản để ai đó cũng có thể làm được, giúp phần giảm đi những xì trét vì không thể kham nổi nhiều việc cùng một lúc.
Và đây sẽ là vệt bài về cách tạo ra các bảng công việc cá nhân (Personal Kanban – đây là phương pháp đơn giản lần đầu được để xuất bởi Jim Benson) sử dụng nguyên lí của Lean (tinh gọn) để quản lí công việc cá nhân. Đã có rất nhiều người làm thành công, và tôi mong muốn thật nhiều người thành công hơn nữa.
Ý tưởng rất đơn giản: Giới hạn khối lượng công việc (Limit Work-In-Progress) về khả năng của cá nhân (capacity), trực quan hóa đầu việc, và quản lí công việc theo luồng.
Bài 1 sẽ hướng dẫn bạn dùng mấy tờ giấy dán để làm một Kanban tại phòng làm việc, tại nhà hoặc trong một cuốn sổ ghi chép. Rất analog.
Bài 2 sẽ hướng dẫn bạn dùng một số công cụ số hóa để làm việc, dành cho những người bận rộn và hay làm việc di động
Bài 3 sẽ là một ý tưởng hơi “khùng khùng” một chút dành riêng các bạn lập trình viên
*****
Phần 1: Tạo Personal Kanban với giấy dán
Mời bạn xem hai cái Personal Kanban của hai người sau đây:
Kanban của một Giám đốc Đào tạo
Personal Kanban của một Lập Trình Viên – Sinh viên
Rất dễ làm phải không?
Tạo ra ba cột: Cần làm (ToDo), Đang làm(Doing) và Xong (Done).
Khi có việc cần làm (việc tự nghĩ ra, việc được giao…), ta viết vào tờ giấy dán và đặt vào ToDo trước, phân tích kĩ lưỡng nên làm ngay hay để làm sau. Việc này có bản chất là “lập kế hoạch”, sẽ giúp ta có được trình tự và cách làm công việc có bài bản hơn. Nhiều người bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán. Đó không phải là chiến lược tốt. Nếu ta có thể xếp độ ưu tiên theo giá trị (cái nào có giá trị thì làm trước), thì ta có thể mất ít công sức hơn mà làm được nhiều giá trị hơn (sử dụng quy tắc Pareto, 80-20).
Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột Doing. Có thể ghi ngày giờ bắt đầu làm lên giấy. Giới hạn số lượng thẻ ở cột này (ví dụ 3). Đừng để nhiều, vì nó sẽ khiển bạn phải nhảy từ công việc nọ sang công việc kia (task-switching), là nguồn cơn của thiếu hiệu quả và xì-trét. Con số 3 hay năm tùy thuộc giới hạn khả năng của từng người, chỉ bạn mới biết được. Khi bạn đặt con số 5 và thấy bắt đầu rối tung lên thì chắc là phải giới hạn con số đó xuống 4. Thực hiện trong một tuần rồi đánh giá lại con số đó. Qua một hai tuần ta sẽ có con số hợp lí. Nhưng khi khởi đầu, tôi gợi ý là nên để con số 3.
Khi làm xong việc gì thì đặt nó sang cột Done, có thể ghi ngày giờ kết thúc lên giấy để đánh giá về sau.
Việc đặt một công việc sang cột Done chứ không vứt đi sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân. Đó là giá trị của trực quan hóa (visualization).
Về tờ giấy dán, bạn có thể chọn nhiều màu, dùng nó tùy theo chủ ý. Ví dụ: các việc học tập để giấy xanh, các việc giấy tờ để giấy vàng, các việc liên quan đến khách hàng dùng giấy đỏ v.v. Tùy bạn. Nhưng hãy dùng có chủ ý. Việc này sẽ giúp cho bảng trực quan hơn, có sức sống hơn.
Bạn làm ngay được chứ?
Xin chào đón các góp ý và thảo luận của các bạn. Nếu thành công và có ích, nhắn lại cho tôi nhé 😉
Tiếp theo: Digital personal kanban, Dán Kanban lên desktop
