CỤ THỂ!

Học được chữ “cụ thể” đối với tôi là bước tiến lớn trong cách làm (mọi) việc.

Ngày xưa tôi mắc bệnh đại khái rất nặng. Phải học cách chữa, mãi vẫn chưa xong (bây giờ đỡ hơn, nhưng bệnh vẫn còn). SMART đã giúp tôi không biết bao nhiêu mà kể. Nhưng dưới đây xin kể hai chuyện còn nhớ.

Có một dạo, lúc đang làm công tác nghiên cứu, tôi lười đọc sách, muốn mình lấy lại phong độ, bèn phán đại khái với mọi người “mỗi ngày scan một quyển” (tức là một năm  365 cuốn). Đúng vào dịp rảnh rang, cứ ngỡ là làm được. Nhưng bất khả thi vì có nhiều hôm đi họp cả ngày, xong rồi lại đi uống bia chơi bời các kiểu. Đêm về nhìn cái chỉ tiêu mỗi ngày một cuốn mà thấy nhục quá. Hôm sau phải scan dồn. Nhưng vài lần dồn như thế cũng thấy mệt. Thấy sai sai, đành tính lại.

Thực chất thì mình chỉ cần đọc kĩ khoảng vài chục cuốn, scan thêm vài chục cuốn nữa là đủ. Scan nhiều mà làm gì. Bèn đặt lại mục tiêu: Hết năm nay scan 150 cuốn. Cuối năm được 123 cuốn. Kể cũng không mệt nhọc gì.

Khi không còn phải làm công tác nghiên cứu nữa, tức là cũng không cần sách vở quá nhiều, tôi vẫn đặt ra con số khả thi cho mình là: 100 cuốn. Sau thấy gần 1 nửa là đọc lại.

Bây giờ tôi đặt mục tiêu đọc sách hằng năm sẽ cụ thể như thế này thôi: Một năm 50 cuốn sách mới (sách đọc lại không tính). Đời người đọc được bao nhiêu? Ham nhiều mà làm gì. Vừa đủ là được. Đấy là một quá trình mất vài năm.

Có một chuyện khác nhỏ mà hoá lớn: Giảm bớt thời gian trên Facebook. Nói đổi thói quen nghe vừa trừu tượng vừa chung chung. Biết là thói quen Facebooking lâu thì không tốt, đọc buổi sáng thì lãng phí giờ vàng, đọc tối thì hại mắt, đọc giữa buổi thì sao nhãng công việc, và nói chung là mất thì giờ vô ích.

Tôi ước lượng là thời gian bỏ ra trên Facebook khoảng 1.5h mỗi ngày (lúc cao điểm thì cao hơn nhiều) như thế là quá lãng phí. Có lí do lãng phí là tôi phải làm marketer, thường xuyên trao đổi với khách, cộng với tự chạy quảng cáo. Nhưng khi ngồi tính toán ra thì thấy là mình bị hút vào tin tức trên News Feed cũng khá nhiều, thời gian trả lời khách cũng rất mất thì giờ, lại thêm việc mình hiện diện nhiều nên bạn bè vào ting ting cũng lắm. Tôi bèn lập kế mỗi ngày chỉ tiêu xài không quá 30 phút trên Facebook.

May mà làm được thật.

Tôi khởi đầu bằng việc ngắt hẳn nửa tuần không Facebooking, để thoát cảm giác lệ thuộc và cũng để mọi người bớt thấy sự hiện diện thường xuyên của mình. Giai đoạn hai tôi có trở lại Facebook nhưng tắt tất cả các notification, là tác nhân gây mất tập trung ghê gớm. Tắt tất cả các notification trên các thiết bị mình có, rỡ bỏ Facebook App khỏi iPad, log out khỏi web browser, khi nào vào thì bấm nút đăng nhập, dỡ link khỏi Favorite. Bước ba là kiểm soát lịch, chỉ vào Facebook vào buổi trưa, gần cuối giờ chiều, và giao việc chạy quảng cáo cho người khác.

Giờ đây thời gian Facebooking của tôi, trừ những dịp đặc biệt (mà thường là theo công việc cụ thể), chỉ rơi vào khoảng 15- 20 phút/ ngày.

Ước lượng, từ Tết ta năm nay đến giờ, tôi đã có thể tiết kiệm được không ít hơn 5200 phút, tương đương gần 90 giờ. Số giờ đó tôi đã dùng để đọc tin hữu ích có kiểm soát trên Flipboard, đọc sách và làm những việc có ý nghĩa khác. Dạo gần đây, nhờ la liếm trên Flipboard nhiều hơn mà có nhiều sáng kiến, thêm nhiều vật liệu cho anh em xử lí tiếp. 30 phút Flipboard bằng cả ngày tìm trong sách. Trong khi nếu 30 phút trên Facebook, nói chung là chỉ thêm stress chứ hầu như không được việc gì.

Đấy chính là một kaizen đáng kể nhất kể nhất mà tôi thực hiện thành công trong những ngày đầu của cái năm con Gà này.

Tới đây tôi cũng muốn thay đổi một thói quen có lẽ là rất quan trọng: Thay vì lập kế hoạch cho ngày làm việc tiếp theo vào buổi sáng, tôi sẽ chuyển nó sang tối hôm trước. Các sách self-help nói điều này khá nhiều, nhưng tôi chưa bao giờ thấy nó hệ trọng cho tới gần đây bị quên một cái lịch vào buổi sáng. Chuyện xem danh sách công việc vào buổi tối hôm trước là một thao tác mang tính quy trình quan trọng giúp mình không quên việc, “đưa các thông tin vào giấc ngủ để xử lí trong tiềm thức”, giúp mình ready vào buổi sáng. Việc thay đổi trình tự này hay hơn nhiều là cứ việc giây cót cho mình theo kiểu hô khẩu hiệu: Không được quên lịch, không được quên lịch.

Cũng không biết từ bao giờ tôi đã để ý hơn đến tiêu chuẩn SMART trong công việc, nhưng có lẽ là do bền bỉ và do rất nhiều lần làm hỏng, và có những lần hỏng rất tai hại. Làm nhiều đến mức quen tay, nên giờ đây nhìn gì mà không SMART thì rất cảnh giác.

CỤ THỂ NỮA!

Không có số, đừng chém.

Tôi không phải là fan cuồng nhiệt của số má. Dù cho số năm học Toán của tôi lên đến trên 16 năm. Hệ thống nhà trường XHCN nói chung là thất bại trong việc đào luyện đầu óc của một chú bé nhà quê thành một calculator loại tạm dùng được.

Nhưng lúc tôi học về kinh doanh (OJT kiểu quẳng thằng em xuống sông cho nó bơi chứ không phải là kèm cặp chuyên nghiệp bốn bước kiểu John Maxwell), là lúc thấy sức mạnh ghê gớm của con số. Có nhiều thứ cứ tưởng cố làm cho “tốt hơn” là được rồi. Nhưng người khác đòi hỏi phải tốt hơn “bao nhiêu”, “mấy phần trăm”, “mấy lần”. Làm kế hoạch, phải có con số. Đặt mục tiêu, gọn lỏn là con số. Giải trình, là con số. Giảng viên dạy tốt hay không tốt, hãy hỏi GPA bao nhiêu…

Cụ thể, ngoài nghĩa “cụ thể”, thỉnh thoảng còn có nghĩa là “lượng hóa được”. Chẳng thế mà đại cao thủ Eric Raymond, tác giả của “The Cathedral and the Bazaar” chả từng nói đại ý “đừng trình bày kế hoạch, hãy demo cấu trúc tổ chức và các con số (target number)”.

Tại sao con số lại làm ra khác biệt? Tôi nghĩ là bạn có thể trả lời được không khó khăn gì. Bài thuyết trình có số má vào nom khác hẳn. Bài báo mà có số làm dẫn chứng cộng với biểu đồ các kiểu thì trông đáng tin hơn bao nhiêu. Tính lương, tính bonus mà có số có má thì tất nhiên là rất tiện. Theo dõi, đong đếm cái có số quả là tự tin hơn hẳn. Cho nên liên quan đến số má là cả một ngành công nghiệp khổng lồ. Data-driven đang là mốt của hầu như tất cả các thứ: giáo dục, marketing, healthcare, thể thao… Big Data, Data Science, IoT, hầm bà lằng các kiểu.

Ở đây tôi cũng muốn nhắc đến một câu mà người ta nhét vào mồm đại cao thủ môn phái quản trị chất lượng Deming “If you can not measure, you can not manage it”. Câu này có lẽ đúng một nửa, là cái phần liên quan đến sức mạnh của việc lượng hóa. Còn ra có cả tá thứ nhà quản lí phải quản ngay cả khi không thể đo đếm được. Và số ấy cũng nhiều chứ chẳng ít. Ví dụ quản lí sự hài lòng, quản lí sự hạnh phúc, quản lí sự yên tâm, vân vân và vê vê. Dù cho chúng ta có nỗ lực đến mấy để “lượng hóa” những thứ đã liệt kê, thì về bản chất, phải dùng “cảm” để đo, chứ không thể dùng máy được.

CỤ THỂ MÃI!

Các kế hoạch thông thường gặp rất nhiều vấn đề ở tính khả thi. Phần nhiều là do người lập kế hoạch không nghĩ đến chữ 5W1H trong khi đặt các mục tiêu. Kết quả thường là lố giờ, tốn tiền, cắt scope hoặc tệ nhất là từ bỏ. Các dự án thất bại do nhiều nguyên nhân, trong đó có nguyên nhân về mập mờ yêu cầu, đặt mục tiêu không khả thi, đặt kế hoạch ở điều kiện lí tưởng trên mây mà không tính tới các điều kiện thực tiễn.

Như trong phần trước, tôi có nói về việc lập kế hoạch scan một năm 365 cuốn sách. Nghe điên rồ (cho nên có vẻ hay hay – mục tiêu càng thách thức thì càng kích thích), cụ thể (đọc sách, là scan chứ không phải đọc kĩ nghiền ngẫm phân tích chi li) và đo được (scan cuốn nào xong, chép note ý chính ra rồi đếm), nhưng rất không khả thi. Chỉ cần mất vài nhịp là việc sẽ dồn lên, và khó lòng mà làm bù được.

Thử hỏi, một năm có bao nhiêu ngày ta sẽ không thể bỏ ra được ít nhất một giờ cầm cuốn sách đọc? Phải vài chục là ít. Đó là những ngày phải đi trên đường suốt cả ngày, hoặc đi chơi nghỉ dưỡng, hoặc hoạt động mệt mỏi 10h liên tục cần nghỉ ngơi… Cho nên, đặt một cái kế hoạch mà không biết cách làm thế nào (mỗi ngày cần bỏ ra bao nhiêu tiếng, mỗi tuần trung bình bao nhiêu buổi, sách có sẵn không), khi nào (đọc vào lúc nào, mỗi lúc đọc bao nhiêu) thì sẽ không thể khả thi được.

Một chuyện không có vẻ gì to tát mà còn như thế mà hoá ra nếu cứ nhắm mắt phán bừa thì sớm muộn gì cũng sẽ làm hỏng.

Có những chuyện khác, tưởng là chuyện nhỏ mà khoá ra rất khó. Thói quen chẳng hạn. Tất cả những gì liên quan tới thói quen hầu như không phải là chuyện dễ, kể cả một thói quen tốt mà hầu như cũng muốn có là chuyện tập mươi phút thể dục mỗi ngày. Thế mà có người suốt ngày ngủ dậy muộn thường xuyên OT đến 8h ở một mình đơn độc lại đặt mục tiêu thay đổi để thành người vĩ đại trong thời gian ngắn: Ngày nào cũng chạy 30 phút vào buổi tối. Ở đây, cũng giống như ví dụ bên trên, thanh niên này đã quên mất là trong tuần có thể sẽ phải ở lì công ty để fix bug, hoặc hầu thằng bạn vừa mới thượng thọ quá tuổi 30 với trạng thái FA không có vẻ gì là cứu vãn nổi. Cái cách đặt vấn đề “Ngày nào cũng phải…”, tuyệt đối và liên tục là một thử thách không hề nhỏ tí nào. Thực ra, mấu chốt ở đây là thanh niên ấy cần một “thói quen tập thể dục”. Cần định nghĩa lại như thế nào là đã hình thành một thói quen? Chúng ta có thể định nghĩa thành công của việc chuyển mình sang “thói quen tập thể dục”, ví dụ về một dấu hiệu của thói quen mới đã hình thành là: “mỗi tuần 2 tiếng tập thể dục, ít nhất tập 3 ngày trong tuần, duy trì liên tục không cần người khác nhắc nhở trong vòng 1 tháng liên tiếp”.

Quay trở lại ví dụ trước: Một mục tiêu 365 cuốn sách/năm đã bị giảm xuống một nửa để khả thi hơn. Dù cho mục tiêu mới có vẻ ít kích thích hơn. Nhưng, nếu so với trước đó, người đặt mục tiêu đã là một sự tiến bộ lớn. Nhiều người có xu hướng thích hoành tráng, đáng tiếc là sự hoành tráng cũng hay đi kèm bồng bột và sai lầm. “Khả thi” ai cũng biết là một từ khoá quan trọng, nhưng vấn đề không phải là biết hay không mà là làm đến đâu. Phải lên sàn tập mỗi lần đặt mục tiêu và lên kế hoạch. Và đã tập thì kế hoạch càng nhỏ càng tốt.

<Đón đọc phần hai: Đếm, đếm nữa, đếm mãi>