Bình thường chúng ta làm việc, cốt cho xong chứ không phải lúc nào cũng nghĩ xem ta làm thế có tốt không, có hiệu quả không, có tiết kiệm không.
Cái sự thể này có nhiều nguyên do của nó: đàn anh ở công ty bảo thế, giáo viên ở trường xưa dạy thế, anh bạn mình làm thế, hay .. cả công ty làm thế.
Ví như, trong một bài tập trong khóa học Lean Mindset ở Đại học FPT vừa qua, có một Project Manager kì cựu đã vẽ ra một luồng công việc cùng với thời gian để hoàn tất nó (trong Lean gọi là Value Stream Map). Kết quả khiến chính chị và nhiều người khá bất ngờ: độ hiệu quả (efficiency) chỉ đạt khoảng 10%. Có nghĩa là chỉ 10% thời gian trong toàn bộ chu trình làm việc của nhóm mang lại giá trị, còn lại là những việc ta làm để làm gì đó, chứ không hề mang lại giá trị thực sự [cho khách hàng].
Hóa ra để biết có hiệu quả không, chẳng phải khó lắm. Chỉ cần dừng lại, vẽ ra luồng công việc từ lúc khởi đầu cho đến lúc hoàn tất; gán thời gian cho từng bước, và thời gian chờ; cộng lại toàn bộ thời gian tạo giá trị, chia cho tổng thời gian của toàn bộ quá trình; ta sẽ trực quan hóa (visualize) mọi thứ, kể cả các vấn đề, những chỗ dư thừa, những chỗ ách tắc mất kiểm soát… Phát lộ để nhìn thấy và thực hiện giải quyết vấn đề.
