AgileWork là sự kết hợp các nguyên tắc tổ chức công việc của các phương pháp quản lí Agile tiêu biểu để tổ chức công việc linh hoạt, mang đến kết quả tốt hơn, giảm thiểu stress và không ngừng tiến bộ. Càng trong các tình huống phức tạp và biến động, AgileWork càng trở nên hữu ích.

AgileWork dựa trên năm nguyên tắc cơ bản:

  1. Trực quan
  2. Làm điều quan trọng
  3. Tập trung
  4. Thích ứng mau lẹ
  5. Cải tiến liên tục

Dưới đây là mô tả chi tiết.

Nguyên tắc 1: Trực quan

Bình thường bạn có quá nhiều việc phải lo, nhưng hầu như bạn để việc đó ở trong đầu, khiến cho đầu óc càng thêm lo. Trực quan là cách lôi dữ liệu trong đầu rồi để vào một công cụ quản lí dễ nhìn, dễ theo dõi, và tổ chức. Bạn giao việc ghi nhớ cho một hệ thống thông tin bên ngoài não bộ của mình, khiến cho não bộ thảnh thơi hơn đôi chút. Nhưng không chỉ có vậy.

Trực quan có nội dung rộng, gồm đầu việc cần làm, các ưu tiên, mục tiêu, luồng công việc, và các yêu cầu về chất lượng.

Nhiều người làm việc năng suất cao đã biết dùng bảng Kanban để quản lí công việc, giúp cho mọi việc tường minh, tiến độ rõ ràng, có thể sắp xếp lại hằng ngày để phù hợp với thực tiễn thay đổi thường xuyên. Bạn cũng thể dùng lịch làm việc (điện tử hoặc lịch để bàn, lịch treo tường, hoặc lịch dưới dạng sổ tay) để đặt lịch xử lí công việc, nhưng ít linh hoạt hơn. Với việc quản lí theo luồng (flow), bảng Kanban giúp bạn tổ chức hàng đợi công việc, việc đang làm dở, và việc làm xong trên cùng một chỗ; hằng ngày có thể thay đổi dựa theo độ ưu tiên. Dù có việc xen ngang hay không, bạn có thể tổ chức lại luồng công việc, cũng như xếp lại độ ưu tiên, xử lí công việc theo tình hình mới, trong khi không quên việc cũ.

Hình 1: Bảng kanban cá nhân

Bảng kanban có thể được thể hiện trên mặt bàn, trên bảng trắng, trên tường, hoặc trong các công cụ số hóa trên máy tính hoặc app điện thoại. Ngày nay các ứng dụng dạng Kanban đã rất phổ biến, với hàng loạt ứng dụng như Trello, Jira, Asana, Notion, LeanKit hay Clickup.

Nguyên tắc 2: Làm điều quan trọng

Theo định luật Pareto, ta biết rằng chỉ số ít  (ví dụ: 20%) công việc quan trọng mang đến phần lớn (80%) giá trị; vì thế cần luôn xếp độ ưu tiên cho các công việc mình làm. Độ ưu tiên có thể dựa trên giá trị của từng việc, hoặc tác động lớn tới kết quả cuối cùng. Nếu ta luôn chủ động được những việc quan trọng mà không để mình rơi vào tình trạng gấp gáp, tức là ta có thể hoàn thành chúng mà mang lại nhiều kết quả nhất có thể.

Trong cột Việc cần làm, ta dễ dàng sắp xếp các việc làm theo một thứ tự nhất định, sử dụng mã màu cho từng đầu việc, hoặc xếp độ ưu tiên theo trình tự xuất hiện từ trên xuống dưới. Bằng cách xếp lại các công việc hằng ngày, ta luôn có thói quen làm việc quan trọng thay vì đuổi theo sự gấp gáp của công việc. Dần dà, ta sẽ làm chủ được mạch làm việc và thời gian cho từng công việc.

Ở đây ta nói “làm điều quan trọng”, tức công việc phải mang lại giá trị rõ ràng, có ý nghĩa. Tốt nhất sự rõ ràng đó là đo đếm được, quan sát được. Vì thế bạn sẽ cần đặt các mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo được, Có thể đạt được, Quan trọng và Có thời hạn hoàn thành). Đối với những mục tiêu thách thức lâu dài bạn có thể sử dụng cách tiếp cận OKR để quản lí các mục tiêu quan trọng. Những mục tiêu nên là những điều mang lại ý nghĩa tích cực đối với công việc cá nhân và công việc nhóm để thúc đẩy động lực, thổi ngọn lửa nhiệt tình và dấn thân hăng say làm việc. Nếu ta mất quá nhiều thời gian vào những việc không quan trọng, ta khó lòng có thành tựu lớn trong công việc được.

Để hiện thực hóa điều quan trọng, bạn cần theo dõi kết quả thường xuyên. Nếu chu kì công việc của ta diễn ra trong một tuần, thì cuối tuần là thời điểm để xem các kết quả nó “nhảy số” như thế nào, công việc đạt tiến độ đến đâu rồi, ta đã chuyển giao giá trị gì cho khách hàng hoặc đối tác rồi. Việc chuyển giao giá trị thường xuyên, đánh giá được mức độ hoàn thành mục tiêu một cách thường xuyên không chỉ giúp ta bám sát các mục tiêu quan trọng tốt hơn, nó còn có giá trị thúc đẩy động lực, và đảm bảo công việc của mình lúc nào cũng có ý nghĩa.

Nguyên tắc 3: Tập trung

Tập trung là nguyên tắc đảm bảo cho một kết quả tốt, và cũng giữ cho đầu óc thoải mái, không bị stress thường xuyên làm phiền chúng ta.

Làm nhiều việc một lúc sẽ khiến năng suất giảm, lại tăng stress, và giảm cả sự minh mẫn nữa. Vì bạn sẽ mất nhiều thì giờ và năng lượng để “chuyển đổi ngữ cảnh”. Não bộ của con người chỉ có thể tập trung cao độ vào một ít sự việc. Vì thế hãy giới hạn việc đang làm (tức việc chưa làm xong) xuống, để tránh sự phân tâm, tránh sự quá tải, từ đó tránh nguy cơ giảm năng suất, tránh căng thẳng, và đảm bảo chất lượng công việc. Tốt nhất là tại một thời điểm bạn chỉ làm một việc. Cùng lắm là để việc chưa xong được giới hạn ở mức độ thấp nhất. Từ đó gia tăng sự tập trung.

Để tăng cường tập trung, bạn có thể sử dụng rất nhiều kĩ thuật và mẹo. Một trong số đó là sử dụng phương pháp Pomodoro cho những loại công việc có thể bóc tách ra và hoàn thành trong thời gian ngắn, để gia tăng tập trung tối đa cho công việc đang thực hiện. Khi nào xong mới chuyển sang việc tiếp theo.

Với các công việc có tính chất sáng tạo, bạn có thể muốn đưa mình vào trạng thái dòng tâm lí (psychology flow) ngây ngất, tập trung cao độ và để mình trôi theo công việc. Những thời điểm như vậy thường mang lại kết quả nổi bật so với tình trạng làm việc mà liên tục bị việc xen ngang quấy rầy. Những lúc tập trung tốt trong trạng thái hưng phấn như vậy, ta không chỉ làm việc, mà là tận hưởng công việc với cảm xúc phun trào. 

Để tăng cường sự tập trung, ngoài việc giới hạn công việc cá nhân, bạn có thể cần thu xếp môi trường làm việc để ít có yếu tố sao nhãng (tiếng ồn, tiếng báo tin nhắn, báo thư mới, báo thông tin cập nhật trên mạng xã hội, cả việc xen ngang và người xen ngang nữa..). Có thể bạn cần cả chút âm nhạc không lời phù hợp để tăng cường sự tập trung khi làm việc.

Nguyên tắc 4: Thích ứng mau lẹ

Để đảm bảo sự thích ứng, ta cần rút ngắn chu kì lập kế hoạch. Thay vì lập kế hoạch chi tiết cho ba tháng, ta đặt mục tiêu ba tháng rồi lập kế hoạch hành động chi tiết cho từng tháng. Hoặc là ngắn hơn nữa, ta rút ngắn chu kì làm việc xuống phạm vi một tuần.

Trong một chu kì một tuần, thì đầu tuần ta xem xét mục tiêu tuần, lập kế hoạch chi tiết cho cả tuần (làm gì, tại sao lại làm, cho ai, phối hợp với ai, khi nào phải bàn giao kết quả, tiêu chí chất lượng như thế nào, cần sử dụng nguồn lực nào, và làm cách nào để hoàn thành công việc). Cuối tuần tổng kết lại xem có đạt mục tiêu không, công việc có mang lại kết quả không, rồi đặt mục tiêu kế tiếp cho tuần tới. Cứ thế, công việc được hoạch định chu toàn và hoàn thành từng tí từng tí, nhích dần đến mục tiêu cao hơn trong tháng, trong quý , trong năm và dài hơn.

Hằng ngày, khi bắt đầu ngày làm việc hoặc kết thúc ngày làm việc, ta có thể sắp xếp lại công việc trong ngày. Bằng cách trả lời ba câu hỏi đơn giản:

  1. Từ hôm qua đến hôm nay mình đã làm được việc gì rồi?
  2. Có điều gì nào cản trở mình làm tốt công việc không?
  3. Mình sẽ làm việc gì tiếp theo theo kiểu nào đây?

Khi sử dụng kĩ thuật này kết hợp với bảng Kanban, bạn sẽ sắp xếp lại trình tự công việc, thêm vào các việc mới theo nhu cầu thực tiễn, và điều chỉnh ràng buộc, hoặc tiêu chí chất lượng, hoặc hạn chót nếu có sự thay đổi trong thực tiễn.

Bằng cách rà soát và tổ chức công việc hằng ngày, ta có thể thích ứng với sự thay đổi (sếp giao thêm việc, có yêu cầu mới từ khách hàng, xử lí vấn đề lỗi kĩ thuật để lại…), mà không sót việc, không bị dồn việc vào thời điểm sát hạn chót. Đó chính là bí quyết để có được sự chủ động trong công việc.

Nguyên tắc 5: Cải tiến liên tục

Hằng ngày, khi thấy một việc gì đó có thể cải thiện được cách làm, ta có thể thí điểm ngay, triển khai xong rút kinh nghiệm, và tốt nhất là ghi lại bài học. Bằng cách đó ta liên tục có được các cải tiến nhỏ trong công việc.

Cuối tuần, hãy để một giờ cho công việc rà soát lại toàn bộ cách mình làm việc , cách mình ra quyết định, cách mình tương tác với đồng nghiệp và khách hàng… và tìm ra cách cải tiến. Ta nhận ra những thứ mình làm tốt tiếp tục phát huy, nhận ra những thứ không nên làm nữa để tránh va vấp phải sai sót hoặc gây lãng phí, và thử những cách làm mới (do tiếp thu được từ sách vở, các khóa học, hoặc từ người khác). Từ đó cải thiện công việc liên tục. Ta cũng nên kiểm tra những thử nghiệm cách làm mới xem nó có thực sự hiệu quả không rồi đánh giá lại và rút kinh nghiệm.

Làm cho công việc nhanh hơn, chính xác hơn, đẹp hơn, tiết kiệm hơn hơn…, một chút thôi, nhưng hằng ngày. Mỗi ngày một cải tiến, ta sẽ nhanh chóng đạt được sự thuần thục và gia tăng hiệu quả công việc.

Đứng đằng sau sự cải tiến liên tục là một thái độ cầu tiến. Bạn sẽ chấp nhận một giả định cơ bạn là bạn có thể làm tốt hơn một chút, mọi thứ bạn làm đều có thể cải tiến được. Với tư duy như thế, bạn sẽ học hỏi hằng ngày từ nhiều nguồn để mang lại trải nghiệm làm việc mỗi ngày một tốt lên. Bạn sẽ tìm kiếm các cách thức làm việc tốt hơn, cách tư duy tốt hơn, cách cải thiện các mối quan hệ, cũng như cách thực hành hạnh phúc mỗi ngày. Chúng sẽ có mặt ở các cuốn sách bạn đọc hằng ngày, những người bạn gặp gỡ ở công sở hoặc các hội thảo chuyên đề, hoặc những khóa học trực tuyến rất dễ tiếp cận, hoặc cả những khóa học tập trung truyền thống. Khi bạn có tư duy cầu tiến, bạn sẽ tìm cách cải thiện mọi việc. Và như một hệ quả, công việc của bạn chắc chắn sẽ được cải tiến liên tục.

AgileWork là tư duy quản lí công việc cá nhân nhưng có ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả chung. Không có cá nhân năng suất thì làm sao có đội nhóm hiệu quả được, phải không?. AgileWork còn dựa vào một số giả định khác rằng bạn luôn mưu cầu một sự chủ động nhất định trong công việc, bạn muốn làm chủ công việc của mình để đạt được kết quả cao hơn, có đóng góp cho đội nhóm và tổ chức. Một giả định khác là bạn phải biết cách làm việc với người khác, có được sự tương tác hiệu quả trong những quy trình nghiệp vụ mà bạn tham gia vào để cùng nhau kiến tạo giá trị. Với những người có tư duy tích cực và cầu tiến, AgileWork có thể là cách làm đúng đắn để bạn vượt qua thử thách, chinh phục các mục tiêu mà bạn hằng khao khát.