Trong lớp học NeoManager, nhiều học viên là các nhà quản lí không khỏi ngạc nhiên trước trải nghiệm tri thức tuyệt vời mà hoạt động reflection (phản tỉnh) mang lại. Có vài vị hỏi có bí kíp nào đặc biệt gì không, căn cứ nào để “bịa” ra hoạt động học tập tuyệt vời này. Chìa khóa ở đây chính là đường lối học tập trải nghiệm dựa trên sự phản tỉnh có chủ đích (reflective learning).

Có thể nói gần đúng đây là cách học của Phật, của Khổng Tử, của Lão Tử. Bằng cách quan sát thân/tâm/sự việc/vạn vật và tự rút ra bài học, rồi lại đối chiếu, chỉnh sửa và tiếp tục cải thiện sự hiểu biết thông qua thực hành để đạt được sự sáng suốt (wisdom) qua thời gian. Truyền thống học tập dựa trên kinh nghiệm và chiêm nghiệm này tiếp tục được truyền dạy cho đến ngày nay. Như trong các sách do Inamori Kazuo viết đã nhấn mạnh một “nguyên lí” để tu thân: phản tỉnh mỗi ngày. Tính ra, truyền thống này đã hơn 2500 năm rồi.

Đây là một kĩ thuật dùng cho cá nhân phản tư (reflection) hoặc nhóm Scrum dùng cho phiên họp rà soát – cải tiến (retrospective). Vừa kết thúc một dự án, vừa xong một Sprint, vừa trải qua một hội thảo hay khóa học, ta đều có thể sử dụng để thực hiện suy tưởng-cải tiến.

Cách làm:

1. Vẽ lên tờ giấy khổ lớn (A2) ba vòng tròn đồng tâm

2. Dùng tờ giấy ghi chú (post-it notes) màu vàng viết về những điều vừa quan sát được, vừa trải nghiệm (nghe thấy, đọc thấy, nhìn thấy, trải qua …). Dán vào khu vực ngoài cùng.

3. Dùng giấy xanh viết ra những điều thể hiện rõ tâm trạng, cảm xúc của bạn về những điều trên (“tôi thấy rất thích|bực|ghét|phấn khích … bởi vì…”). Trong cùng thời gian, hãy nghĩ sâu hơn về những thứ trong danh mục các tờ dán màu vàng. Không nhất thiết phải viết ra tất cả. Hãy tuân thủ khung thời gian (khoảng 5-10 phút tùy bạn đặt). Nếu làm trong nhóm, hãy chia sẻ với nhau những cảm xúc này.

4. Dùng giấy xanh lá cây (hoặc màu khác mà bạn có), viết ra những điều mới mẻ bạn nhận ra, những điều bạn ngộ nhận, những điều có thể làm tốt hơn. Nếu làm việc trong nhóm, hãy thảo luận về những điều này. Nhớ tuân thủ khung thời gian (khoảng gấp đôi thời gian của bên trên).

5. Dùng giấy dán màu đỏ viết ra những điều bạn định làm trong tuần tới (hoặc Sprint tới) căn cứ trên những điều đã học được, nhằm mục đích cải tiến, hoặc đổi mới. Chú ý tới tính khả thi của hành động, các tiêu chuẩn để kết thúc công việc (khi nào thì xong, ai review, …). Trong khung thời gian tương đương bước 4.

Như bạn đã thấy, bằng kĩ thuật này, ta tự do nhìn sâu vào những trải nghiệm vừa qua; càng vào vòng trong, ta càng tiệm cận các giải pháp, cải tiến. Đây là một kĩ thuật reflection dễ làm, dễ dùng và hiệu quả rất cao, đặc biệt trong các nhóm học tập (theo nghĩa rộng nhất có thể).

Kĩ thuật SpeedBoatlà một kĩ thuật rất hữu dụng và thú vị để nhận biết độ hài lòng của khách hàng về một dịch vụ mình cung cấp.

Trong AgileTour 2012 tại HCM, Joe Justice đã dùng kĩ thuật này để thực hiện Retrospective cho ngày hội thảo thứ nhất. Dựa trên các phản hồi từ người tham dự, ban tổ chức và Speaker cố gắng làm tốt hơn để mọi người hài lòng hơn ở ngày hội thảo thứ hai, hoặc lần tổ chức AgileTour sau.

Kĩ thuật này cũng có thể được dùng cho các nhóm Scrum trong buổi họp cải tiến Sprint (Sprint Retrospective).

Cách thực hiện rất đơn giản:

1. Vẽ một chiếc thuyền bơi trên mặt nước, với một chiếc mỏ neo phía sau, và một số tảng đá bên dưới lòng mặt nước phía trước (nhìn ảnh mẫu bên dưới).

2. Lục soát trong tất cả các yếu tố ảnh hưởng tới tiến độ đạt được mục tiêu Sprint, ghi ra giấy dán các thứ làm tốt, chưa tốt, cản trở, và dán vào các vùng tương ứng (xem hình bên dưới).

3. Cả nhóm đứng quanh bảng SpeedBoat, phân tích kĩ các điểm ghi trên giấy dán, tập trung vào các phần ở bên dưới mặt nước và phía sau thuyền để cải tiến. Chọn ra các điểm khả thi, lên danh sách các hành động để cải tiến, đưa vào kế hoạch cải tiến cho Sprint sau (có thể đưa luôn vào Sprint Backlog ở Sprint sau).

Viết tặng đội ICS

Version: 0.9.4

Như đề cập ở bài giới thiệu về Chu trình học tập Kolb và bài “Mỗi Sprint như là một chu trình Kolb“, reflection (suy tưởng, suy tư, phản tư, phản tỉnh) được nhắc đến với  vai trò rất quan trọng trong việc học tập và làm việc của người trưởng thành (adult learning). Tuy vậy, việc thành thục kĩ năng reflection, cũng như ứng dụng reflection trong học và dạy học lại không phải là việc dễ dàng. Dưới đây tôi xin liệt kê mấy gợi ý cho việc thực hiện reflection để giúp người mới làm quen với phương pháp này đỡ bỡ ngỡ và thu được kết quả từ một phương pháp học tập thú vị và chất lượng.

Ở bài “Chu trình học tập Kolb” tôi đã giới thiệu qua lí thuyết của Kolb về cách thức một người lớn học qua trải nghiệm như thế nào. Bài này tôi muốn liên hệ nó với cách một Nhóm Scrum phát triển phần mềm ra sao để thấy được nguyên do tại sao Scrum lại có thể giúp cho một nhóm nhanh chóng trưởng thành và gặt hái được thành công. Bài này được viết như là sự tiếp nối ý tưởng của bài “Học Scrum dễ hay khó?” về việc một nhóm Scrum  cần có kĩ năng suy tưởng (reflection) tốt thì sớm trưởng thành.

Trước hết, thử đặt hai quy trình Kolb và Scrum lên “bàn cân”:

Ta thấy có một sự tương đồng gần như trùng khít giữa các giai đoạn trong Chu trình học tập Kolb với lại các event trong Scrum như bảng dưới đây:

Theo Nonaka, bản chất của quá trình phát triển phần mềm là quá trình phát sinh tri thức mới, một quá trình sáng tạo. Quá trình đó đòi hỏi sự học tập liên tục ở mức độ cao thì mới có kết quả tốt. Ở đây,  quá trình “học được Scrum – tinh thông Scrum” cũng là một quá trình như thế. Thông qua việc so sánh với Kolb, ta có thể thấy được quy trình Scrum được thiết kế phù hợp với quy luật tâm lý, phù hợp với mô hình phát triển tri thức thực nghiệm.

Kết luận rút ra là (đã nhấn mạnh ở bài trước): một nhóm Scrum trưởng thành thường là nhóm có khả năng học tập tốt. Mỗi Scrum Event đều giúp nhóm trưởng thành hơn, và nó nằm trong một chỉnh thế, không được bỏ đi hay hạ thấp tầm quan trọng của một event nào, khi đó cái đích về “nhóm Scrum trưởng thành” khó đạt được, hoặc đạt được rất chậm.