Là tác giả của tài liệu Scrum trong Nhà thờ, tôi [Arline Sutherland] đã được mời tới nói chuyện về cách sử dụng Scrum trong các khu vực ngoài IT. Thật khó để tìm thấy một khu vực nào khác biệt phát triển phần mềm hơn là một nhà thờ!
Trong hai năm qua, tôi đã làm việc tại Scrum Inc., nơi chúng tôi không phát triển phần mềm và sử dụng Scrum để làm mọi việc. Nó thực sự không giống như một nhà thờ chút nào. Vì vậy, tôi đã thực sự ngạc nhiên, như khi tôi đã đọc lại Scrum trong Nhà thờ, để nhận ra rằng các giáo đoàn tôi phục vụ và Scrum Inc. có nhiều thử thách tương tự.
Một vấn đề tôi gặp phải trong mỗi giáo đoàn tôi phục vụ là: bởi vì các nhân viên làm việc bán thời gian và những người làm việc có lịch trình rất khác nhau, không thể có cuộc họp hàng ngày có mặt tất cả mọi người. Nhân viên làm việc ngày Chủ nhật, sẽ nghỉ vài ngày trong tuần. Những người khác làm việc từ 9:00-5:00, thứ Hai đến Thứ Sáu. Người làm việc Bán thời gian có nghĩa là không ở đó toàn bộ thời gian để làm việc.
Trong nhà thờ, chúng tôi quyết định tổ chức họp đứng hàng ngày (daily standup) mỗi sáng bất kể là có mặt những ai. Vì vậy, mỗi buổi sáng, từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, tất cả các nhân viên trong tòa nhà tập hợp lại. Sau một thời gian, một số nhân viên toàn thời gian có ngày nghỉ trong tuần bắt đầu xuất hiện ở các buổi họp vào ngày nghỉ của họ.
Tại Scrum Inc., chúng tôi cũng vật lộn với việc làm sao để có đủ mọi người tại buổi họp đứng hàng ngày. Chúng tôi có hai nhân viên bán thời gian. Jeff di chuyển triền miên, chủ yếu là ở châu Âu. Một trong chúng tôi sống và làm việc ở Washingotn D.C., phần còn lại thì ở Boston.
Nhờ có Google Hangout và Skype, việc họp đối với nhiều người phân tán về lịch biểu hoặc địa lí trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, khi một hoặc nhiều người trong chúng tôi triển khai một khóa học hoặc tư vấn, chúng tôi không thể có được một cuộc họp hàng ngày, thậm chí chỉ 15 phút.
Scrum hoạt động tốt nhất khi Team ngồi chung địa điểm và tất cả mọi người làm việc cùng một lịch trình. Nhưng thế giới thực hiếm khi làm việc như thế. Không có quy định về việc làm thế nào để thích ứng với những hoàn cảnh như vậy, nhưng dưới đây là một số kỹ thuật chúng tôi thấy rất hữu ích:
1. Nếu một thành viên trong nhóm không thể họp hàng ngày, yêu cầu họ gửi email báo cáo đến Scrum Master để nó có thể được cập nhật, và sau đó gửi email về những điểm chính từ buổi họp hằng ngày cho cả nhóm. (Chỉ cần các điểm chính, không cần một “biên bản họp” dài dòng làm gì).
2. Lên lịch các cuộc họp mặt-đối-mặt định kì. Không có gì thay thế được việc ở trong cùng một không gian cùng một lúc, cho các cuộc đàm thoại với dòng nước mát lanh, để nghe những gì người ta đã làm cuối tuần qua, để chia sẻ một bữa ăn, và ghi nhận những sự kiện quan trọng như sinh nhật và dịp kỉ niệm ở công ty. Bố trí một ngân sách du lịch để mọi người sống và làm việc ở xa có thể xích lại với nhau một cách thường xuyên.
3. Sử dụng một bảng Scrum ảo. Trong khi chúng ta biết rằng các ghi chú dán trên tường là tốt nhất, ta vẫn có thể nghĩ tới công cụ linh hoạt tốt gần bằng thế để phục vụ công việc. Mỗi thành viên của nhóm có thể thể truy cập vào tất cả các ngày, mỗi ngày. (Chúng tôi thích Tracker Pivotal).
4. Hãy để ý đến sự mù thông tin. Khi gặp vấn đề gì, gửi email đến tất cả mọi người trong nhóm. Hãy chắc chắn rằng tất cả các công việc được ghi nhận trong backlog để mọi người biết những gì đang xảy ra. Nếu một tài liệu là kết quả của một story, hãy đính kèm nó vì vậy tất cả có thể đọc được. Nếu có một cuộc họp, hãy viết các bản tóm tắt ngắn gọn.
Trong bản chất, Scrum đặt con người lên ưu tiên số một, tạo ra một đội nhóm, về sự hoàn hảo, và niềm vui khi làm việc! Con người chúng ta có thể là một thứ khó tính dễ bị kích thích; chúng ta cũng có thể là một người vui vẻ hào phóng làm việc để làm cho cuộc sống của chúng ta và thế giới này một nơi tốt hơn.
Theo Arline Sutherland, ScrumInc.com
